Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Position der Direktionsassistenz, um das Team der Informatik ICT Aarau-Baden zu verstärken. In dieser abwechslungsreichen Rolle übernimmst du sowohl administrative Aufgaben zur Unterstützung der Geschäftsleitung im Bereich IT (ca. 80 %) als auch Assistenzaufgaben für den Verwaltungsrat der Informatik (ca. 20 %). Diese Stelle vergeben wir gerne auch an zwei Personen im Jobsharing, mit jeweils 40 % bis 60 %.
Wer sind wir?
Die ICT Aarau-Baden ist IT-Dienstleister im öffentlich-rechtlichen Umfeld für Städte, Gemeinden und Schulen. Gemeinsam mit den Verantwortlichen der digitalen Transformation unserer Kunden realisieren wir Informatik-Lösungen und stellen Betrieb sowie Support sicher. Unser Team besteht aus 24 Mitarbeitenden und 2 Lernenden.
Deine Aufgaben umfassen:
Mit deinen sehr guten organisatorischen Fähigkeiten übernimmst du anspruchsvolle Kommunikations-, Informations- und Administrationsaufgaben sowie delegierte Aufgabenbereiche selbstständig und routiniert.
- Terminplanung und –verwaltung für die Direktion und den Verwaltungsrat (VR)
- Verantwortung der Direktions- und VR Korrespondenz (E-Mails, Anrufe)
- Verantwortung Postmanagement, Mitarbeit im Vertragsmanagement
- Erstellung und Ablage von Präsentationen für Direktion und VR
- Vorbereitung und Organisation von Kommunikation an verschiedene externe Stakeholder
- Mitarbeit bei der Erstellung von Dokumentationen, Kundenangeboten und Ausschreibungen
- Erarbeitung und Pflege von Inhalten der Webseite
- Organisation, Aufbau und Durchführung von Firmenanlässen
- Unterstützung bei der Organisation und Überwachung laufender Initiativen
- Empfang von Besuchern, Bereitstellung von Räumen
- Verantwortung administrativer Aufgaben bspw. Bestellung von Büromaterial, Bearbeitung von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei der Ausarbeitung von Controlling- und Jahresberichten
Anforderungen:
- Berufsausbildung und Erfahrung in der Administration mit ähnlichen Aufgaben
- Umfangreiche Kenntnisse in MS Office sowie in der Gestaltung von Präsentationen und Dokumenten
- Gute konzeptionelle Fähigkeiten, analytisches und vernetztes Denken mit technischer Affinität
- Hohe Kundenorientierung und Teamfähigkeit
- Diskretion, Zuverlässigkeit, selbstständige Arbeitsweise sowie gewandtes Auftreten sind für diese Tätigkeit unerlässliche Voraussetzungen
Was bieten wir:
- Gute Erreichbarkeit des Arbeitsorts in Aarau mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto
- Fairer Arbeitgeber mit Jahresarbeitszeit und weiteren Benefits
- Ein dynamisches und herzliches Team
Du möchtest mit dabei sein?
Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Deine Fragen beantwortet gerne Herr Markus Grütter, T 062 843 55 82.